wps怎么压缩文件

小李是一名市场专员，最近需要将一份包含高清图片和大量图表的项目报告通过邮件发送给客户，但文件体积高达 50MB，超出了邮件附件的 20MB 限制。他尝试了常见的压缩软件，却发现压缩后文件依然过大，甚至部分图片失真。如果你也遇到过类似问题，那么本文将为你提供一套完整的解决方案：从 wps官方 内置的压缩功能到第三方工具配合，再到针对不同文件类型的优化技巧，帮助你高效压缩文件，同时保持内容质量。读完本文，你将掌握至少 5 种压缩方法，并能根据场景选择最合适的方案。

为什么选择 wps官方 工具压缩文件？

很多用户习惯使用第三方压缩软件（如 WinRAR、7-Zip）来处理文件，但对于 wps 文档（如 .docx、.pptx、.xlsx），这些工具只能进行整体打包，无法针对文档内部元素（如图片、字体、媒体）进行优化。wps官方 提供的压缩功能直接集成在 wps office个人版 中，可以智能识别文档内的冗余数据，实现更高效的压缩。

wps 压缩的核心优势

• 无损压缩图片：自动将文档中的图片转换为更高效的格式（如从 BMP 转为 JPEG），同时保持视觉质量。
• 删除隐藏数据：移除编辑历史、批注、版本记录等无用信息，减少文件体积。
• 兼容性强：压缩后的文件仍可在 wpswindows 或 Mac 版中正常打开，不会出现格式错乱。

根据 wps 官方 测试，使用内置压缩功能后，文档体积平均减少 30%～60%，且压缩过程仅需几秒。对于经常处理大型文档的用户，这是一个不可忽视的效率提升点。

方法一：使用 wps 内置的“压缩文档”功能

这是最直接的方法，适用于所有 wps office个人版 用户（包括免费版）。操作步骤如下：

1. 打开需要压缩的文档（如 .docx 或 .pptx）。
2. 点击左上角的“文件”菜单，选择“另存为”。
3. 在弹出的对话框中，点击“工具”按钮（位于保存按钮旁边），选择“压缩文档”。
4. 在压缩设置窗口中，你可以选择“压缩图片”或“删除文档中的隐藏数据”。建议勾选所有选项，然后点击“确定”。
5. 选择保存路径，点击“保存”。系统会自动生成一个压缩后的副本，原文件不会被覆盖。

注意：此功能在 wps 2019下载 版本中已全面支持。如果你使用的是更早的版本（如 wps 1.0），建议升级到最新版，因为旧版可能缺少此功能。

进阶技巧：自定义图片压缩质量

如果你对图片质量有较高要求，可以在“压缩文档”设置中调整图片分辨率。例如，选择“150 DPI”适合屏幕查看，而“300 DPI”适合打印。对于仅用于邮件发送的场景，建议选择“96 DPI”，这能显著减小文件体积，同时保证文字清晰。

方法二：通过“另存为”优化文件体积

除了专门的压缩功能，wps 还提供了另一种间接压缩方式：通过更改文件格式来减小体积。例如，将 .docx 另存为 .doc（旧版格式）或 .pdf，有时能获得意想不到的压缩效果。

操作步骤

1. 打开文档，点击“文件” > “另存为”。
2. 在“保存类型”下拉菜单中，选择“PDF 文档（*.pdf）”。
3. 点击“选项”按钮，在“PDF 选项”中勾选“压缩图片”和“删除隐藏数据”。
4. 保存为 PDF 后，文件体积通常比原 .docx 小 40% 以上。

适用场景：当你需要发送一份只读文档（如合同、报告）时，PDF 格式不仅体积小，还能防止他人修改。但如果你需要对方继续编辑，则不建议使用此方法。

方法三：压缩文档中的图片和媒体文件

对于包含大量图片或视频的文档（如 PPT 演示文稿），单独压缩媒体文件是更高效的做法。wps 提供了“图片工具”和“媒体工具”来优化这些元素。

批量压缩图片

• 选中任意一张图片，点击“图片工具”选项卡。
• 在“调整”组中，点击“压缩图片”按钮。
• 在弹出的对话框中，选择“文档中所有图片”，然后设置目标输出（如“屏幕（150 DPI）”）。
• 点击“确定”，所有图片将被一次性压缩。

压缩视频和音频

对于 PPT 中的嵌入视频，wps 目前不支持直接压缩。建议先将视频文件用第三方工具（如 HandBrake）压缩，再重新插入文档。或者，你可以将视频链接改为在线播放（如上传到云盘），这样文档体积会大幅减小。

提示：在 wpswindows 版本中，你还可以通过“文件” > “选项” > “高级” > “图像大小和质量”来设置默认图片压缩选项，避免每次手动操作。

方法四：使用第三方工具配合 wps 压缩

当 wps 内置功能无法满足需求时（例如需要压缩整个文件夹或多个文档），可以借助第三方压缩软件。但需要注意，这些工具只能进行整体打包，无法优化文档内部元素。

对比项	wps 内置压缩	第三方压缩软件（如 7-Zip）
压缩对象	单个文档内部元素	整个文件或文件夹
压缩率	30%～60%（针对文档）	10%～30%（针对整体）
操作复杂度	简单，集成在 wps 中	需要额外安装软件
适用场景	单个 wps 文档	多个文件或文件夹打包

建议：先使用 wps 内置功能压缩每个文档，再用第三方工具打包成 ZIP 或 RAR 格式，这样能获得最佳压缩效果。例如，将多个压缩后的文档打包，体积可再减少 10%～20%。

方法五：利用 wps 在线 服务压缩文件

如果你不想安装任何软件，wps 在线 平台（如金山文档）提供了云端压缩功能。只需将文档上传到云端，然后使用“导出”功能选择压缩选项即可。

操作步骤

1. 访问 wps 在线 官网，登录你的账号。
2. 上传需要压缩的文档（支持 .docx、.pptx、.xlsx 等格式）。
3. 在文档预览页面，点击“导出” > “导出为 PDF”或“导出为压缩文档”。
4. 系统会自动处理并生成下载链接。

注意：wps 在线 服务对免费用户有文件大小限制（通常不超过 100MB），且需要网络连接。对于超大文件，建议使用桌面版 wps。

常见问题（FAQ）

问：wps 压缩文档后，图片会变模糊吗？
答：取决于你选择的压缩设置。如果选择“96 DPI”或“屏幕”模式，图片在电脑上查看时几乎看不出差异，但打印时可能不够清晰。建议根据用途调整：邮件发送用 96 DPI，打印用 200 DPI 以上。

问：wps 2019下载 版本是否支持压缩功能？
答：支持。wps 2019 及更高版本都内置了“压缩文档”功能。如果你使用的是 wps 1.0 或更早版本，建议升级到最新版，因为旧版可能缺少此功能，且存在安全漏洞。

问：压缩后的文档还能用 wps 正常编辑吗？
答：可以。压缩操作不会破坏文档结构，所有文字、表格、图表等元素都保持可编辑状态。唯一的区别是图片分辨率降低，但你可以随时替换为高清原图。

问：wps office个人版 的压缩功能是免费的吗？
答：是的。wps office个人版 的压缩功能完全免费，无需购买会员。但某些高级功能（如批量压缩、云存储扩容）可能需要订阅 wps 会员。

问：如何压缩包含多个文档的文件夹？
答：wps 本身不支持文件夹压缩。建议先逐个压缩每个文档，然后使用 Windows 自带的“发送到压缩文件夹”功能或第三方工具（如 7-Zip）打包。

问：wps 价格 会影响压缩功能吗？
答：不会。压缩功能是 wps 的基础特性，无论你使用的是免费版还是付费版，功能完全相同。wps 价格 主要影响云存储空间、模板库等增值服务。

结语

压缩文件是日常办公中常见的需求，而 wps官方 提供的多种压缩方法可以帮你轻松应对不同场景。从内置的“压缩文档”功能到另存为 PDF，再到配合第三方工具，每种方法都有其适用场景。建议你根据文件类型和用途选择最合适的方案：对于单个文档，优先使用 wps 内置压缩；对于多个文件，先压缩再打包。掌握这些技巧后，你不仅能节省存储空间，还能提升邮件发送效率。现在，打开你的 wps 文档，尝试压缩一个文件，体验一下效果吧。